DSAR MANAGEMENT
Betroffenenanfragen. Fristgerecht. Nachweisbar.
Art. 15 DSGVO gibt Betroffenen Rechte. Kopexa gibt dir den Prozess: Anfragen annehmen, Identität prüfen, Daten sammeln, fristgerecht antworten. Alles dokumentiert.
SO FUNKTIONIERT ES
Von der Anfrage zur fristgerechten Antwort
Anfrage annehmen
Per E-Mail, Formular oder manuell. Kopexa erfasst Anfrageart, Kontaktdaten und startet den 30-Tage-Timer automatisch.
Identität prüfen
Konfigurierbare Prüfstufen: einfach (E-Mail-Bestätigung), stark (Ausweiskopie) oder individuell. Dokumentiert im Audit-Trail.
Daten sammeln
Aufgaben an Fachabteilungen verteilen. Daten aus Systemen, von Lieferanten und internen Teams zusammenführen. Drittdaten redigieren.
Antworten & abschließen
Antwortschreiben generieren, Datenpaket zusammenstellen, an den Betroffenen senden. Lückenloser Nachweis für die Aufsichtsbehörde.
ART. 15-22 DSGVO
Alle Betroffenenrechte. Ein Prozess.
Die DSGVO gibt Betroffenen sechs zentrale Rechte. Jedes hat eigene Anforderungen an Prüfung, Umfang und Antwort. Kopexa bildet alle ab.
Auskunft
Welche Daten verarbeitet werden, warum, an wen sie gehen und wie lange sie gespeichert werden.
Berichtigung
Unrichtige Daten korrigieren, unvollständige ergänzen.
Löschung
Daten löschen, wenn Zweck entfällt, Einwilligung widerrufen oder Verarbeitung unrechtmäßig.
Einschränkung
Verarbeitung einschränken, z.B. während einer Prüfung der Richtigkeit.
Datenübertragbarkeit
Daten in maschinenlesbarem Format erhalten oder an anderen Verantwortlichen übertragen.
Widerspruch
Der Verarbeitung widersprechen, insbesondere bei Direktwerbung oder berechtigtem Interesse.
FRISTGERECHT & NACHWEISBAR
30 Tage. Kein Spielraum für Chaos.
Die DSGVO gibt dir 30 Tage. Kopexa stellt sicher, dass du jeden Tag davon effektiv nutzt. Mit automatischen Fristen, klarer Aufgabenverteilung und lückenloser Dokumentation.
30-Tage-Timer
Startet automatisch bei Eingang. Eskalation bei 20, 25 und 28 Tagen. Fristverlängerung (2 Monate) dokumentiert erfassen.
Identitätsprüfung
Drei Stufen: E-Mail-Bestätigung, Ausweiskopie oder individuell. Ergebnis wird im Vorgang gespeichert.
Datenredaktion
Drittdaten vor der Herausgabe redigieren. Markierung, Begründung und Freigabe in einem Schritt.
Aufgabenverteilung
Datenanforderungen an IT, HR, Vertrieb oder Lieferanten delegieren. Jeder sieht nur seinen Teil.
Antwort-Templates
Vorlagen für Auskunft, Löschbestätigung, Ablehnung und Fristverlängerung. Exportierbar als PDF.
Anfragetypen konfigurieren
Eigene Kategorien, Prüfstufen und Workflows pro Anfrageart definieren. Anpassbar an deine Organisation.
WARUM KOPEXA
DSAR ist kein E-Mail-Ping-Pong
Die meisten Teams bearbeiten Betroffenenanfragen per E-Mail und Shared Drive. Das funktioniert bis zur ersten Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde.
| Excel / E-Mail | Datenschutz-Tool | Kopexa | |
|---|---|---|---|
| Anfrage-Intake (Portal/Formular) | |||
| Automatischer 30-Tage-Timer | |||
| Identitätsprüfung (mehrstufig) | |||
| Aufgabenverteilung an Fachabteilungen | |||
| Datenredaktion vor Herausgabe | |||
| Alle Rechte (Art. 15-22) abgebildet | |||
| Antwort-Templates (PDF-Export) | |||
| Verknüpfung mit VVT & Assets | |||
| Fristverlängerung dokumentiert | |||
| Audit-Trail für Aufsichtsbehörde |
FEATURES
Alles, was DSAR Management braucht.
Anfrage-Portal
Coming soonBetroffene stellen Anfragen über ein konfigurierbares Formular. Typ, Kontaktdaten und Nachweise werden strukturiert erfasst.
Fristen-Tracking
30-Tage-Timer ab Eingang. Automatische Eskalation. Fristverlängerung um 2 Monate dokumentiert erfassen.
Identitätsprüfung
Konfigurierbare Stufen: E-Mail, Ausweiskopie, Video-Ident oder individuell. Prüfprotokoll im Vorgang.
Aufgabenverteilung
Datenanforderungen an Fachabteilungen und Lieferanten delegieren. Fortschritt in Echtzeit.
Datenredaktion
Drittdaten markieren und redigieren. Begründung dokumentieren. Freigabe durch DSB.
Antwort-Templates
Vorlagen für jede Anfrageart: Auskunft, Löschung, Berichtigung, Ablehnung. PDF-Export.
Verknüpfungen
DSARs mit Verarbeitungsverzeichnis, Assets und Lieferanten verbinden. Kontext bleibt erhalten.
Audit-Trail
Jede Aktion, jeder Zeitstempel, jede Entscheidung. Revisionssicher für Aufsichtsbehörden.
Reporting
Übersicht über offene, erledigte und überfällige Anfragen. Durchschnittliche Bearbeitungszeit. Export.
Bereit für DSAR Management ohne Fristpanik?
Lass uns in 30 Minuten zeigen, wie Kopexa Betroffenenanfragen, Fristen und Audit-Trails für dich zusammenbringt.